Quy trình tổ chức sự kiện khai trương văn phòng đại diện mới
Sự kiện khai trương văn phòng có ý nghĩa quan trọng với công ty, đơn vị trong quá trình kinh doanh. Đây là dịp đặc biệt để công ty, doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, tạo dấu ấn và mở rộng quy mô làm ăn. Văn phòng đại diện mới, chi nhánh công ty khai trương sẽ có sự góp mặt của đối tác, khách hàng cũ và khách hàng tiềm năng trong khu vực. Xây dựng quy trình tổ chức sự kiện khai trương văn phòng chuyên nghiệp sẽ giúp buổi lễ được tổ chức tuần tự, giảm rủi ro, sai sót. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuẩn dưới đây sẽ là cơ sở để các đơn vị lên kế hoạch chi tiết, hiệu quả.
Quy trình tiêu chuẩn tổ chức sự kiện khai trương
Sự kiện khai trương văn phòng, đại diện hay đại lý của các doanh nghiệp quan trọng. Đây là sự kiện dấu mốc đánh dấu cho sự phát triển của công ty, đồng thời đánh dấu sự xuất hiện của doanh nghiệp trên thương trường, khu vực khách hoạt động. Cần một quy trình tiêu chuẩn để sự kiện được diễn ra thuận lợi, thành công.
- Lên kế hoạch sự kiện dựa trên yêu cầu của chủ doanh nghiệp, công ty: lý do, mục tiêu, hiệu quả truyền thông, định hướng phát triển, hướng tới khách hàng như thế nào…
- Lên ý tưởng chủ đạo cho sự kiện khai trương văn phòng – chuyên nghiệp, chủ đề sự kiện độc đáo để hấp dẫn khách mời đến tham dự, mang dấu ấn riêng của công ty.
- Lên kế hoạch chi tiết với: địa điểm, thời gian, nội dung ý tưởng, nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, quy mô sự kiện và khách mời, dự trù kinh phí, các phương án rủi ro nếu có…
- Truyền thông trước sự kiện, mời khách mời quan trọng, thông báo với khách hàng tiềm năng…
- Thực hiện kế hoạch, set-up buổi lễ, event với khu vực tiếp đón, sân khấu biểu diễn, tiệc trà – tiệc mặn… chuẩn bị các khâu theo kế hoạch.
Tạo ấn tượng cho buổi khai trương văn phòng
Công ty mở rộng quy mô, phát triển với văn phòng đại diện mới được mở ở các địa điểm mới, tăng cơ hội tiếp cận khách hàng. Sự kiện khai trương văn phòng cần được tổ chức trọng trị, tạo ấn tượng tốt để thu hút khách hàng tiềm năng, đánh dấu sự xuất hiện của doanh nghiệp tại địa bàn. Làm thế nào để tạo ấn tượng cho buổi khai trương văn phòng?
- Tùy loại hình dịch vụ, mặt hàng kinh doanh mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện với nội dung, quy mô phù hợp. Buổi lễ khai trương văn phòng cần có chủ đề cụ thể, thể hiện được định hướng – mục tiêu phát triển của văn phòng đại diện, doanh nghiệp với đối tác khách hàng.
- Tổ chức múa lân sư rồng mang đến may mắn, cầu chúc làm ăn tốt lành cho văn phòng mới.
- Mời khách hàng cũ, mới trong khu vực, đối tác quan trọng để truyền thông đến khách hàng tiềm năng.
- Buổi khai trương sẽ ấn tượng hơn với văn nghệ cây nhà lá vườn của nhân viên trong công ty, tiệc trà sang trọng, đãi tiệc thể hiện sự hiếu khách…
Khai trương văn phòng là buổi lễ đặc biệt để công ty bố cáo với khách hàng, các đơn vị về sự hiện diện trong khu vực, khẳng định uy tín, vị thế trên thương trường. Yêu cầu buổi lễ được tổ chức tuần tự, chuyên nghiệp nhưng không quá khô khan. Doanh nghiệp có thể lên ý tưởng riêng để thêm vào quy trình khai trương, tạo nên buổi lễ ý nghĩa, ấn tượng với khách mời. Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín để được hỗ trợ kế hoạch chi tiết, lên ý tượng sự kiện tạo ra hình ảnh đẹp, ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng.